Инструкция «Зачисление в спортивные организации»

Общее описание функциональности

«Зачисление» - функциональность, которая позволяет заявителю подать электронные заявки на рассмотрение для зачисления в спортивные организации через портал https://enrollment.moisport.ru/.

Примечание: https://enrollment.moisport.ru/- открытый сайт для заявителей (родителей/спортсменов). Спортивным организациям необходимо самостоятельно опубликовать информацию о возможности подачи, через данный портал, электронных заявок на зачисление используя любые каналы связи (например, сайт спортивной организации, социальные сети, мессенджеры и пр.)

Организация в свою очередь обрабатывает заявки через блок «Зачисление».

Блок «Зачисление» находится главной странице системы «Мой спорт».

 

 

 

Заявки

В разделе «Заявки» при нажатии на кнопку «Редактировать» будет совершен переход на страницу для заполнения общих сведений об организации. Информация, занесенная на данной странице, впоследствии отобразится на портале https://enrollment.moisport.ru/ в карточке спортивной школы.

 

 

Примечание: заполнение и редактирование вкладки «Общая информация» также возможно осуществить в блоке «Моя организация» во вкладке «Сведения об организации».

 

Фото организации

Для отображения фото на портале необходимо добавление фото на данной странице.

Сведения об организации

 

 

 

Контактная информация

 

 

 Об организации

 

 

Открытие набора в организацию

 

Для того чтобы на портале зачисления https://enrollment.moisport.ru/ появилась возможность записи в спортивную организацию, необходимо создать объявление о наборе для каждого вида спорта. Для этого администратору необходимо:

• в блоке "Зачисление" нажать на раздел "Объявление о наборе";
• нажать на кнопку "Добавить объявление о наборе";
• заполнить обязательные поля;

 

 

 

Примечание: наименование группы - ввод названия в свободной форме. Группа не создается в системе, это просто поле для ввода названия. Рекомендуется указывать этап подготовки / год рождения. 

В поле "Описание набора" рекомендуем вносить подробную информацию об условиях тестирования в спортивную организацию. Данная информацию будет отображаться родителю при подаче заявки на зачисление. Дополнительно рекомендуем дублировать информацию на время проведения набора новых спортсменов в блоке "Об организации".

 

 

Также рекомендуем прикрепить всю необходимую информацию о прохождении отборочного тестирования в блоке "Документы о наборе".

 

 

Объявление можно:

• сохранить в черновиках, нажав на "Сохранить" (объявление не будет опубликовано на https://enrollment.moisport.ru/);
• сохранить и опубликовать сразу, нажав "сохранить и опубликовать объявление" (объявление будет опубликовано на https://enrollment.moisport.ru/ и по нему появится возможность получать заявки).

Опубликованные объявления/ объявления в статусе "черновик" отображаются в табличной форме:

 

 

Примечание: количество вакантных мест не пересчитывается, если спортсмены были зачислены. Необходимо корректировать информацию самостоятельно. Это возможно даже если объявление опубликовано.

После того как набор в рамках объявления закрыт, следует закрыть объявление:

 

 

После нажатия "Снять объявление с публикации" оно будет убрано с портала зачисления https://enrollment.moisport.ru/ . Возможно повторное размещение того же объявления при нажатии на "сохранить и опубликовать объявление":

 

 

 

Процесс подачи заявки на зачисление в организацию

 

Заявитель заходит на сайт https://moisport.ru/ и нажимает "Запись в спортшколу".

 

 

На странице портал зачисления https://enrollment.moisport.ru/ и выбирает необходимый регион.

 

 

По умолчанию отображаются все школы в выбранном регионе в формате «На карте». 

 

 

При переключении на формат «Список» отобразится список всех организаций.

 

 

В поле «Вид спорта» можно выбрать интересующие виды спорта и осуществить поиск.

Примечание: в случае если выбранный вид спорта не представлен в организациях, отобразится соответствующее уведомление.

При нажатии на метку - появляется карточка организации. По клику на название - открывается профиль школы.

 

 

Примечание: появление организации на карте в зоне ответственности Мой спорт. Указание адреса в "Общая информация" не меняет положение на карте. При наличии несоответствия адреса - обратитесь в техническую поддержку Мой спорт.

 

Можно подать заявку только если у организации есть “опубликованные объявления о наборе”, которое должно быть добавлено по каждому виду спорта отдельно:

 

 

Примечание: "Подробнее об организации" дублирует данные, предоставленные в веб-версии приложения Мой спорт в блоке "Общая информация". Кнопка "Записаться" также отображается только в том случае, если в веб-версии приложения Мой спорт в блоке "Зачисление", вкладка "Объявления о наборе" есть опубликованные объявления (см. описание "Работа с функционалом "Зачисление" со стороны администратора").

 

После нажатия на "Записаться" открывается форма для отправки заявки в организацию, в которую были добавлены новые поля и дополнительные разъяснения:

 

 

Примечание: заявитель может подать заявку на один вид спорта, представленный в школе. Для подачи нескольких заявок на разные виды спорта необходимо отправить заявку несколько раз.

 

 

 

После нажатия на кнопку «Отправить заявку» заявитель получает уведомление на электронную почту, о том, что его заявка направлена в организацию. Отправленная заявка отображается у администратора в блоке «Зачисление» во вкладке «Заявки».

 

 

Заявителю поступит письмо с приглашением на зачисление.

 

 

Примечание: если на почте в папке "Входящие" будет отсутствовать письмо, то рекомендуем заявителю проверить папку "Спам". 

 

Обработка заявок на зачисление

 

Все заявки, направленные в организацию, отображаются на данной странице с указанием статуса по каждой из заявок. Информация по заявке отображается при нажатии на номер заявки.

 

 

 

Возможные статусы заявок:

• На рассмотрении - если заявка была отправлена в организацию, и по ней не было принято решение.
• На тестировании - если заявка была добавлена хотя бы на одно тестирование.
• Одобрен - если заявка была одобрена.
• Отказ - если заявка была отклонена через кнопку «Отказать».
• Зачислен - если спортсмен был зачислен через кнопку «Зачислить в организацию».

 

Тестирование спортсменов для зачисления

Если в организации предусмотрено тестирование спортсменов в рамках зачисления в организацию, то администратор выполняет следующие действия в системе:

• Для организации тестирования по заявкам необходимо перейти в блок «Зачисление» во вкладку «Тестирования» и нажать «Добавить тестирование».

 

 

• После клика открывается карточка «Тестирования» и на Шаге 1, заполняются все необходимые данные по тестированию. После нажатия на кнопку «Сохранить» открываются следующие шаги.

 

 

Примечание: в «Тесты» отображаются те тесты, которые находятся в "База СКМ" по данному виду спорта. Если тесты по данному вида спорта еще не подгружены в базу системы, то они не будут отображаться в данном списке.

• В Шаге 2 осуществляется добавление спортсменов в тестирование. В блоке «Все заявки» отображаются только те заявки, которые находятся в статусе «На рассмотрении» или «На тестировании» по виду спорта, указанному на Шаге 1.

 

 

• В Шаге 3 необходимо оповестить заявителей о тестировании. После нажатия на кнопку «Оповестить заявителей» - заявители получат уведомление на электронную почту о тестировании.

 

 

 

После нажатия на «Да, отправить» рядом с Шагом 3 появится уведомление об отправке.

• В Шаге 4 необходимо выгрузить протокол для проведения тестирования. В протоколе отображается та информация, которая была указана при создании тестирования.

 

 

Примечание: в «Тесты» отображаются те тесты, которые были выбраны для данного тестирования. Если тесты не были добавлены, то название столбцов будет пустым. Данные можно внести вручную.

• После проведения тестирования возможно загрузить протокол с заполненными результатами в систему через кнопку «Выбрать».

 

 

• По кнопке «Перейти к списку заявок» перейдите в раздел «Заявки» для их обработки.

 

 

Одобрение и приглашение на зачисление

Для одобрения заявки на зачисление в организацию необходимо зайти в карточку заявки и нажать на кнопку «Одобрить и пригласить к зачислению».

 

После нажатия появляется окно, в котором возможно указать данные о визите для зачисления в организацию.

 

 

Также при направлении данного уведомления возможна отправка дополнительной информации о зачислении. Для этого в разделе «Руководство для зачисления» необходимо внести данные.

 

 

При нажатии на «Отправить» заявка перейдет в статус «Одобрен», заявитель получит уведомление об одобрении заявки на электронную почту.

 

Зачисление в организацию

Для зачисления в организацию необходимо зайти в карточку заявки и нажать на кнопку «Зачислить в организацию»:

 

 

После нажатия появляется окно, в котором необходимо указать «Дату прибытия в организацию» (обязательно) и «Группу» (необязательно), в которую будет зачислен спортсмен.

 

При нажатии на «Зачислить» спортсмен будет переведен в статус «Зачислен», и добавлен в общий список спортсменов организации (блок «Персоны» - «Спортсмены»). Заявитель получает уведомление о зачислении в организацию на электронную почту.

 

Отказ в зачислении в организацию

Для отказа в зачислении необходимо зайти в карточку заявки и нажать на кнопку «Отказать».

 

После нажатия появляется окно, в котором необходимо завершить действие.

 

 

При нажатии на «Да, отказать» заявка перейдет в статус «Отказ», заявитель получит уведомление об отказе в зачислении на электронную почту. Перевод заявки в другой статус невозможен.